Automatizacion Financiera AP Automation

El volumen y la complejidad del proceso de registro y cotejo de facturas crece a medida que los negocios crecen. Las compañías necesitan dedicar cada vez más personal a procesar facturas, ya que, en general, los ERPs o software de gestión empresarial, no proveen de manera estándar de las herramientas necesarias para automatizar al 100% el proceso completo de cuentas a pagar.

De cara a implantar la solución más adecuada a cada negocio, es importante entender el contexto de cada compañía, así como su organización actual y sus procesos de gestión. Dependiendo de la funcionalidad de la solución elegida, podemos disponer de una automatización total o parcial del proceso.

Para desarrollar la solución más acorde a cada compañía, en Neteris disponemos de distintas opciones y un equipo de profesionales experto en la implementación de las mismas, capaces de garantizarle la mejor explotación del producto en función de sus necesidades, entre otras:

Bottomline Transform AP (Accounts to Pay): Comprende todos los puntos descritos anteriormente y automatiza al 100% el proceso. Es compatible con la digitalización certificada y permite el reemplazo del archivo físico.

Las empresas reciben las facturas por diversos medios como papel, medios electrónicos (pdf, fax, email) o interfases con otros sistemas (EDI o similar). Y los empleados, las clasifican en función de si son facturas asociadas o no a una orden de compra y las distribuyen entonces a los departamentos responsables para su aprobación. En este punto, el ciclo se puede extender o complicar en función de la organización, pudiendo derivar en gestiones de las discrepancias con el proveedor, reclamaciones, etc.

Registro de las facturas

Una vez aprobadas las facturas, estas se envían a los responsables de su registro en el programa de gestión. Este registro puede tratarse diferente en función de:

Si la factura está asociada a una orden de compra y debo “cotejar” la información con la mercancía pedida o recibida.
Si es una factura sin orden de compra (normalmente suministros u otros servicios) y solo debemos gestionar su contabilización.

Automatización del pago de facturas

Entonces las facturas se registran, se asocia su imputación a gastos y se contabiliza y finalmente llegado el vencimiento, se procede al pago. Según un estudio, el plazo promedio en un proceso manual para llegar a la contabilización son unos 14 días.

Durante ese plazo, no tenemos información financiera fiable. Nuestros departamentos de compras no saben qué ha pasado con la factura, si se ha recibido o en qué estado se encuentra. Esto genera a su vez una cadena de correos, consultas, que aumenta el trabajo administrativo y no produce ningún beneficio.

Si logramos automatizar esas etapas del proceso, no solo estamos ahorrando un proceso manual que no aporta ningún valor a nuestro negocio, sino que estamos mejorando nuestra visibilidad financiera, y podremos optimizar nuestro flujo de caja. Las empresas que han invertido en un sistema de automatización de cuentas a pagar logran unos tiempos promedio de 3 días para realizar estos mismos procesos.

Reducir sus tiempos de cobro al tener control en todo momento del estado de envío de sus facturas.
Enviar de manera segura y auditable de todos sus documentos.
Visualizar informes en tiempo real del estado de sus documentos, con información económica, clara y organizada.
Integración con su Software de Gestión o ERP.
Solución compatible con factura electronica.
Mejorar su visibilidad financiera al reducir sus tiempos de gestión.
La interfaz de usuario le permite tomar acciones rápidas para reducir sus tiempos de reclamación y cobro
Informes de gestión y workflows pre integrados reducen los tiempos de puesta en marcha.
Control de auditoría de sus procesos de gestión.
Mejora su Gestión Documental