Automatización de Facturas


Automatización financiera de cuentas a pagar con la solución AP Automation

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El volumen y la complejidad del proceso de registro y cotejo de facturas crece a medida que los negocios crecen. Las compañías necesitan dedicar cada vez más personal a procesar facturas, ya que, en general, los ERPs o software de gestión empresarial, no proveen de manera estándar de las herramientas necesarias para automatizar al 100% el proceso completo de cuentas a pagar.

De cara a implantar la solución más adecuada a cada negocio, es importante entender el contexto de cada compañía, así como su organización actual y sus procesos de gestión. Dependiendo de la funcionalidad de la solución elegida, podemos disponer de una automatización total o parcial del proceso.

¿Qué tecnología usamos?


Las soluciones de Bottomline Transform permiten la automatización de la gestión documental de carácter financiero (automatización de documentos financieros), con el objetivo de mejorar la gestión económica de su empresa.

Para desarrollar la solución más acorde a cada compañía, en Neteris disponemos de distintas opciones y un equipo de profesionales experto en la implementación de las mismas, capaces de garantizarle la mejor explotación del producto en función de sus necesidades, entre otras:

  • Bottomline Transform AP (Accounts to Pay): Comprende todos los puntos descritos anteriormente y automatiza al 100% el proceso. Es compatible con la digitalización certificada y permite el reemplazo del archivo físico.
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  • OCR + JD Edwards VMA + Gestor Documental: Usando software OCR y la funcionalidad VMA de JD Edwards podemos automatizar un gran volumen de facturas. Es una automatización casi completa, pero sin la funcionalidad de la gestión de aprobaciones.
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¿En qué consiste el proceso de automatización de cuentas por pagar?


Las empresas reciben las facturas por diversos medios como papel, medios electrónicos (pdf, fax, email) o interfases con otros sistemas (EDI o similar). Y los empleados, las clasifican en función de si son facturas asociadas o no a una orden de compra y las distribuyen entonces a los departamentos responsables para su aprobación. En este punto, el ciclo se puede extender o complicar en función de la organización, pudiendo derivar en gestiones de las discrepancias con el proveedor, reclamaciones, etc.

Registro de las facturas

Una vez aprobadas las facturas, estas se envían a los responsables de su registro en el programa de gestión. Este registro puede tratarse diferente en función de:

  1. Si la factura está asociada a una orden de compra y debo “cotejar” la información con la mercancía pedida o recibida.
  2. Si es una factura sin orden de compra (normalmente suministros u otros servicios) y solo debemos gestionar su contabilización.

Automatización del pago de facturas

Entonces las facturas se registran, se asocia su imputación a gastos y se contabiliza y finalmente llegado el vencimiento, se procede al pago. Según un estudio, el plazo promedio en un proceso manual para llegar a la contabilización son unos 14 días.

Durante ese plazo, no tenemos información financiera fiable. Nuestros departamentos de compras no saben qué ha pasado con la factura, si se ha recibido o en qué estado se encuentra. Esto genera a su vez una cadena de correos, consultas, que aumenta el trabajo administrativo y no produce ningún beneficio.

Si logramos automatizar esas etapas del proceso, no solo estamos ahorrando un proceso manual que no aporta ningún valor a nuestro negocio, sino que estamos mejorando nuestra visibilidad financiera, y podremos optimizar nuestro flujo de caja. Las empresas que han invertido en un sistema de automatización de cuentas a pagar logran unos tiempos promedio de 3 días para realizar estos mismos procesos.

Elementos para automatizar un proceso de cuentas por pagar


LP Automatizacion financiera (3)

Automatización de facturas

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Procesamiento y archivo de documentos colaborativos

LP Automatizacion financiera

Gestión de formularios

  • Extraemos con la solución AP Automation la información de las facturas.
  • Usaremos un gestor documental que permita el archivo indexado de las facturas y el acceso a las mismas desde el software de gestión (ERP) para poder validar la información y reemplazar el archivo físico de las facturas.
  • Implementamos los workflows que permita la gestión de estos registros y las aprobaciones oportunas.

Ventajas de la automatización del proceso de factura de proveedores


  • Reducir sus tiempos de cobro al tener control en todo momento del estado de envío de sus facturas.

  • Enviar de manera segura y auditable de todos sus documentos.

  • Visualizar informes en tiempo real del estado de sus documentos, con información económica, clara y organizada.

  • Integración con su Software de Gestión o ERP.

  • Solución compatible con factura electronica.

  • Mejorar su visibilidad financiera al reducir sus tiempos de gestión.

  • La interfaz de usuario le permite tomar acciones rápidas para reducir sus tiempos de reclamación y cobro

  • Informes de gestión y workflows pre integrados reducen los tiempos de puesta en marcha.
  • Control de auditoría de sus procesos de gestión.
  • Mejora su Gestión Documental

Elige Neteris


En Neteris disponemos de distintas soluciones y un equipo de profesionales experto en la implementación de las mismas, capaces de garantizarle la mejor explotación del producto en función de sus necesidades.

 

Además, Neteris es una compañía certificada y nombrada Agente Digitalizador como parte de la iniciativa Kit Digital del Gobierno de España, con la que podemos ayudar en el proceso de maduración digital de su compañía.

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Recursos de Automatización financiera


Recursos LP Automatizacion Financiera
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