Propuesta de valor
La gran cantidad de información generada en las empresas crece de manera exponencial, y esto puede suponer un problema si no se asegura una organización eficiente que favorezca la productividad de la empresa. Precisamente, la gestión documental permite pensar en todo el ciclo de vida de esa información que, transformada en documentos corporativos, pasa por distintos roles, en momentos diferentes de tiempo hasta que llega a su versión final.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema o software de gestión documental permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de documentos digitales dentro de compañía, de una forma centralizada y de acceso fácil y sencillo para manejar la información. Dentro de este ciclo o flujo de trabajo en el que normalmente participan varias personas o roles, se captura, revisa, aprueba, se cambia o se solicitan cambios de la información, dando lugar a un proceso que puede llegar a ser complejo, pero que con una solución acorde, se vuelve fácil.
La digitalización de documentos tiene la capacidad de:
- Centralizar la información de una empresa
- Gestionar la información de una empresa
- Distribuir la información de una empresa
- Asegurar la información de una empresa
Un gestor de contenidos permite, además, no solo digitalizar la información, sino crear y gestionar experiencias online, interacciones sociales y generar contenido relevante a través de múltiples canales para impulsar las ventas y la fidelización de forma rápida y sencilla.
Sistemas de gestión documental en la nube
Existen muchos gestores de contenido, pero no todos ofrecen la funcionalidad que requiere el mercado actual. Los departamentos están evolucionando muy rápidamente y requieren de capacidades cada vez mayores que les permitan monitorizar el entorno y actuar antes que él. Por eso, en Neteris, apostamos por aquellas soluciones que transforman los tradicionales gestores de contenido en gestores de la experiencia digital, permitiendo a los usuarios de Negocio:
> Capturar, proteger, compartir y distribuir documentos e informes digitales de manera eficiente y eficaz.
> Mejorar la eficiencia operativa, optimizando las comunicaciones y automatizando las tareas rutinarias.
> Reducir los costes relacionados con la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos empresariales.
> Obtener de forma inteligente datos y automatizar el proceso de derivación y aprobación, además de permitir anotar y marcar las imágenes.
> Automatizar rápidamente los procesos de negocio en Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise y JD Edwards EnterpriseOne y otras muchas otras soluciones.on una interfaz de usuario intuitiva que permite enriquecer las aplicaciones del negocio.
> Publicar los documentos y las páginas web como sitios web.
> Contribuir y gestionar contenidos web en tiempo real, con interfaces intuitivas de arrastrar y pegar, diseñadas para los usuarios NO técnicos.
> Mejorar significativamente la retención y la conversión de los visitantes del site inteligente, apuntando a segmentos de clientes específicos con las recomendaciones y promociones pertinentes.
> Crear y administrar reglas de Negocio que controlarán qué contenido será entregado a cada segmento de clientes.
> Entregar contenido dinámico y ofrecer análisis predictivo, asegurando que entregamos el adecuado al usuario correcto en cualquier dispositivo.
> Impulsar la participación digital de los empleados y clientes a través del conjunto intuitivo de un gestor de contenidos, aplicaciones y procesos, construyen sites orientados 100% a sus objetivos.
> Analizar y optimizar el rendimiento de nuestro site inteligente, llegando incluso a generar informes analíticos de segmentos de usuarios individuales.
Que permiten gestionar la documentación y distribuirla de manera más ágil y colaborativa en cualquier momento y en cualquier lugar, con cualquiera de sus dispositivos móviles.
Además, se consigue un entorno colaborativo de contenido en la nube, con una interfaz de usuario intuitiva que permite enriquecer las aplicaciones del negocio.
Ventajas de las soluciones de gestión documental
-1.png?width=100&height=75&name=LP%20Gestion%20Documental%20(1)-1.png "LP Gestion Documental (1)-1")
ASEGURA
Evita la pérdida de documentos corporativos y los asegura de forma centralizada
.png?width=100&height=75&name=LP%20Gestion%20Documental%20(2).png "LP Gestion Documental (2)")
AHORRA TIEMPO
Disminuye el tiempo de búsqueda de información, con un acceso central, único y desde cualquier lugar
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SEGURIDAD
Acceso a la información y documentación de manera segura y estructurada, nadie accederá a lo que no debe
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CONTROL DE CAMBIOS
Control de cambios de los documentos, y control de revisiones y accesos en cada documento
.png?width=100&height=75&name=LP%20Gestion%20Documental%20(5).png "LP Gestion Documental (5)")
COLABORACIÓN
Entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la documentación y permite gestionar la distribución a través de diferentes canales: Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc.
.png?width=100&height=75&name=LP%20Gestion%20Documental%20(6).png "LP Gestion Documental (6)")
EXTRACCIÓN
Facilita la captura de información de los documentos en papel y su traspaso al sistema como metadatos que después optimizan las búsquedas
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INTEGRACIÓN
Automatiza la Integración de la documentación con los demás sistemas de la empresa: CRM, ERP, BI, CMS, Email, Fax, etc
.png?width=100&height=75&name=LP%20Gestion%20Documental%20(8).png "LP Gestion Documental (8)")
RECUPERACIÓN
Recuperación de los documentos en formato electrónico, así como el archivado de las copias físicas
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WORKFLOWS
Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento, por ejemplo un contrato: crear, modificar y aprobar un contrato antes de la firma
Bottomline Tansform
BottomLine Transform ofrece una gran capacidad para personalizar documentos sin necesidad de programación en su software ERP. Tiene funciones de clase empresarial para el despliegue, clustering y balanceo de carga, así como la mejora de características de auditoría para mayores controles administrativos.
Tiene disponibles conectores para los principales ERPs del mercado, incluyendo Oracle JD Edwards, SAP y Microsoft Dynamics Suite.
Estos conectores ofrecen un soporte completo para la producción autóctona, transformando los costosos cambios de diseño anteriores en tareas simples, que se pueden implementar con muy bajo esfuerzo.
Desde dentro de tu entorno ERP, podrás acceder a cualquier documento que esté en Transform a través de las funciones de contenido y de anexos.
Obtendrá importantes ahorros de coste mediante las funcionalidades de gestión documental, la entrega electrónica de documentos y el almacenamiento.
Elige Neteris
Ponte en contacto con nosotros para analizar detalladamente la situación concreta de tu empresa, y encontrar la mejor solución a medida de Gestión Documental, que se adapte a tus necesidades.
Recursos de Gestión Documental
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